 NOM ET LIBELLE DU PROJET
Elaboration d’un cahier des charges pour l’acquisition d’un nouveau logiciel de gestion
documentaire (GED).
 ENJEU
L’enjeu du projet est de Permettre à Altitude Infra. de sélectionner la solution GED la
plus adaptée à ses besoins en comparant plusieurs logiciels par rapport au système
existant (solution Aconex – Oracle), afin de garantir :
 une gestion documentaire unifiée et performante pour l’ensemble des
processus (documentaires, financiers, juridiques et RH),
 la continuité des services et l’intégrité des données,
 l’optimisation des processus métiers dans le cadre de la fusion des entités
Altitude Infra. Construction (AIC), Altitude Infra. Exploitation (AIE) et Altitude
Infra. Très Haut Débit (AI THD),
 une décision éclairée sur le choix de la solution la plus pertinente grâce à un
benchmark structuré et objectif.
 IDENTIFICATION DU COMMANDITAIRE
Commanditaire : Altitude Infra.
Service : Coordination métiers – GED sous la direction de M. Jean-Baptiste
AMAT
 CONTEXTE ET ORIGINE DU PROJET
Le logiciel Aconex, historiquement utilisé pour la gestion documentaire et la
coordination de projets, montre aujourd’hui certaines limites dans un contexte où la
digitalisation et l’intégration des processus deviennent cruciales. L’objectif est
désormais de disposer d’une solution globale capable de gérer à la fois :
 la documentation et les circuits de validation,
 les contrats et engagements financiers,
 les dimensions juridiques et administratives,
 ainsi que les processus liés aux services RH et support.
Dans cette optique, l’organisation envisage une migration vers une solution GED
moderne, capable de répondre à ces enjeux.
Par ailleurs, la fusion des entités AIC, AIE et AI THD au sein d’Altitude Infra. renforce
la nécessité de disposer d’un système documentaire unifié et performant, garantissant
l’efficacité, la traçabilité et la continuité des services au sein de la nouvelle entité.
 PROBLEMATIQUE
La fusion des entités AIC, AIE et AI THD accentue la nécessité d’un système de
gestion documentaire unique, interopérable et performant pour l’ensemble des
services.
Comment concevoir un cahier des charges structuré et opérationnel permettant :
 d’évaluer et de comparer plusieurs solutions GED par rapport à l’existant
(Aconex),
 de planifier une migration future,
 tout en garantissant la continuité des services, la sécurité et l’intégrité des
données.
 OBJECTIF DU PROJET
L’objectif principal est d’élaborer un cahier des charges opérationnel et structuré pour
sélectionner et comparer plusieurs solutions GED et préparer une migration future, en
assurant une gestion documentaire efficace et sécurisée pour Altitude Infra.
Les acteurs concernés :
 Responsables et gestionnaires GED des marchés du groupe Altitude Infra et
les responsables métiers : Coordination générale du projet et suivi de son
avancement. Ils assurent également l’expression, la validation et la priorisation
des besoins auprès des services concernés (ressources humaines, juridique,
services opérationnels et métiers), afin de garantir l’adéquation de la future
GED aux usages et aux processus de l’ensemble de l’organisation.
 DSI / Équipe technique : analyse technique des solutions et aspects de sécurité.
 Utilisateurs finaux : participation aux ateliers et tests pour garantir l’adéquation
des solutions aux besoins métiers.
 RESSOURCES
Budget prévisionnel
 Les coûts sont limités à la phase d’étude et de préparation, incluant :
o Analyse de l’existant et recueil des besoins utilisateurs.
o Benchmark des solutions GED (licences temporaires ou versions
d’essai).
o Rédaction et validation du cahier des charges.
 Le budget global reste limité à cette phase exploratoire ; les coûts de
déploiement effectif seront évalués ultérieurement.
Temps prévisionnel
 Le projet est actuellement en phase d’étude et envisagé à long terme.
 Aucune mise en œuvre immédiate n’est prévue.
 À titre indicatif, si le projet était lancé, la phase de préparation (analyse,
benchmark, cahier des charges) pourrait s’étendre sur plusieurs mois, selon les
ressources disponibles et la complexité des besoins.
L’objectif est de préparer une réflexion structurée sur la migration GED avant toute
décision de mise en œuvre.
 METHODE PROPOSEE
Le projet suivra une approche structurée et progressive, centrée sur l’analyse, la
comparaison et la préparation d’un cahier des charges. Les grandes étapes
méthodologiques sont :
1. Diagnostic de l’existant : analyse du système Aconex, recensement des
processus documentaires, identification des forces et limites.
2. Recueil et analyse des besoins utilisateurs : ateliers participatifs,
questionnaires, interviews pour comprendre les exigences métiers.
3. Étude comparative des solutions GED : benchmark multi-logiciels, tests
exploratoires, analyse des fonctionnalités, compatibilités, coûts et aspects
sécuritaires.
4. Rédaction du cahier des charges : spécifications fonctionnelles, techniques et
organisationnelles, hiérarchisation des priorités métiers.
 LIVRABLES ATTENDUS
Le livrable attendu dans le cadre de ce projet sera un Cahier des charges fonctionnel
et technique : document structuré pour guider la future sélection et migration.
 CONTRAINTES INTERNES ET RISQUES
Les contraintes majeures sont : le Risque de perte ou de corruption de données lors
de la migration et la résistance au changement de la part des utilisateurs.
 DESCRIPTION DE L’EQUIPE PROJET
L’équipe projet est composée des membres suivants, avec des rôles clairement définis
pour assurer le bon déroulement de l’étude et la rédaction du cahier des charges GED
:
 Jean-Baptiste Amat – Chef de projet GED national
o Rôle : Pilotage global du projet GED au niveau national, supervision des
analyses et coordination avec la direction.
o Responsabilités : Validation des étapes clés, arbitrage stratégique et
suivi du calendrier global.
 Marie-Céline Jarde – Tutrice et assistante administrative GED
o Rôle : Coordination de la réalisation du cahier des charges.
o Responsabilités : Accompagnement méthodologique, suivi des livrables,
assistance dans la collecte des besoins et validation intermédiaire des
documents.
 Daba Diouf – Alternante, gestionnaire de documentation électronique
o Rôle : Participation active à la rédaction du cahier des charges et à
l’analyse des besoins utilisateurs.
o Responsabilités : Recueil et hiérarchisation des besoins, analyse des
solutions GED, contribution à la rédaction des livrables et support aux
ateliers utilisateurs.

1. Commanditaires
Les commanditaires de ce projet sont l’équipe personnel de la bibliothèque-musée de la
Comédie-Française (Louis-Gilles Pairault, Florence Thomas, Mélanie Petetin, Anaïs Bonnaud, Claire, Claire Lempereur et Bénédicte Rouviere.

Elle est une institution culturelle
nationale chargée de la conservation, de la gestion et de la valorisation de son patrimoine
archivistique. La Comédie-Française, également appelée Théâtre-Français ou simplement « le
Français », est une institution culturelle française fondée en 1680. Depuis 1799, elle est
installée salle Richelieu, au cœur du Palais-Royal, dans le 1er arrondissement de Paris
(https://fr.wikipedia.org/wiki/Com%C3%A9die-Fran%C3%A7aise)
De ce fait leur Bibliothèque-Musée développe depuis plusieurs années des dispositifs
numériques visant à améliorer l’accès à ses fonds et à renforcer leur diffusion auprès d’un
public élargi.
Le portail La Grange, consacré aux archives de la Comédie-Française, s’inscrit pleinement
dans cette stratégie de valorisation du patrimoine théâtral. En soutenant ce projet, le
commanditaire cherche à mieux comprendre les enjeux liés à l’évolution des pratiques de
description archivistique, notamment l’apport de l’intelligence artificielle dans
l’enrichissement des métadonnées, l’amélioration de la recherche d’information et la
médiation culturelle.
Ce travail répond ainsi aux besoins des commanditaires en matière :
 D’analyse des pratiques actuelles de description et de valorisation des archives ;
 De réflexion stratégique sur l’intégration des outils d’intelligence artificielle dans les
processus archivistiques ;
 Permettre l’orientation des chercheurs dans les fonds,
 Reconnaissance automatique des caractères et réponse aux demandes de recherche en
distance,
 D’aide à la décision pour le développement futur du portail La Grange et des services
numériques associés.

2. Contexte et justification du projet
Les archives constituent un élément fondamental de la mémoire culturelle et institutionnelle.
Pendant longtemps, leur traitement a reposé sur des méthodes traditionnelles d’inventaire et
de description archivistique, structurées autour de normes internationales et de pratiques
professionnelles éprouvées. Ces méthodes, bien que rigoureuses, présentent certaines limites
face à l’augmentation massive des volumes documentaires et à l’évolution des usages
numériques.
L’émergence du numérique, puis de l’intelligence artificielle (IA), a profondément transformé
les pratiques de description, d’indexation et de diffusion des archives. Ainsi la Comédie
Française conserve un volume très important d’archives et de documents patrimoniaux,
témoins de plusieurs siècles d’histoire théâtrale. Le traitement, la description et la valorisation
de ces archives représentent une charge de travail considérable. Or, ces missions sont assurées
par une bibliothèque-musée composée d’une équipe restreinte de six personnes, qui doivent
gérer simultanément de nombreuses tâches, notamment la conservation, la communication des
documents, l’accueil des publics et la valorisation culturelle.
Dans ce contexte, la description archivistique, en particulier celle de documents complexes
comme les manuscrits, constitue une activité longue et exigeante. Elle nécessite une analyse
approfondie des contenus, une contextualisation précise et un important investissement en
temps. De la même manière, la recherche d’information, tant pour les professionnels que pour
les usagers, peut s’avérer chronophage en raison de la richesse et de la complexité des fonds.
Par ailleurs, le portail La Grange, dédié à la diffusion et à la valorisation des œuvres et des
archives de la Comédie-Française, demeure encore peu connu du grand public. Son potentiel
en matière d’accès aux ressources et de médiation culturelle reste sous-exploité. Dans cette
perspective, l’intégration réfléchie de l’intelligence artificielle pourrait constituer un levier de
valorisation, notamment en proposant des dispositifs d’accompagnement des usagers, tels que
des tutoriels de bienvenue, des outils de guidage dans la recherche d’information ou des
parcours thématiques facilitant la découverte des contenus.
Ainsi, ce projet s’inscrit dans une réflexion visant à répondre à la fois aux contraintes
organisationnelles de l’institution et aux enjeux d’accessibilité, de visibilité et de valorisation
des archives à l’ère du numérique.

3. Problématique
Le passage de l’inventaire archivistique traditionnel vers une description augmentée par
l’intelligence artificielle constitue une perspective d’évolution susceptible de transformer les
pratiques professionnelles, les modes d’accès et la valorisation des archives culturelles, dans
le cadre des archives de la Comédie-Française et de leur portail La Grange, actuellement
dépourvus de dispositifs d’IA.

4. Problèmes posés
L’intégration de l’intelligence artificielle dans les pratiques archivistiques soulève plusieurs
problèmes majeurs :
Problème méthodologique :
Comment articuler les normes archivistiques traditionnelles avec des outils
d’automatisation et d’enrichissement des métadonnées sans perdre la cohérence
intellectuelle des fonds ?
Problème de fiabilité et de qualité de l’information :
Les descriptions générées ou enrichies par des outils automatisés peuvent comporter
des erreurs, des approximations ou des biais, posant la question du contrôle
scientifique et professionnel des données.
Problème de rôle et de compétences des archivistes :
L’IA redéfinit les missions de l’archiviste, qui passe d’un rôle de producteur exclusif
de description à celui de superviseur, médiateur et garant de la qualité de
l’information.
Problème éthique et patrimonial :
L’automatisation de la description pose la question du respect du contexte de
production des archives, de la neutralité des outils et de la préservation de la mémoire
culturelle.
Problème d’accès et de médiation :
Si la description augmentée facilite l’accès aux archives, elle peut également créer de
nouvelles formes d’exclusion pour des publics moins familiers avec les outils
numériques.

5. Objectifs du projet
Objectif général :
Mettre en évidence comment l’intelligence artificielle peut enrichir la description et la
valorisation des archives de la Comédie-Française afin d’améliorer l’accès, la médiation et la
diffusion des contenus via le portail La Grange.
Objectifs spécifiques :
 Analyser les pratiques actuelles de description et de valorisation des archives
 Identifier les limites du portail La Grange en termes d’accès et de visibilité
 Proposer des usages de l’intelligence artificielle pour enrichir la description des archives
 Faciliter la recherche et l’accès aux archives pour les usagers par l’IA
 Valoriser le portail La Grange grâce à des outils d’accompagnement et de médiation
 Formuler des recommandations adaptées au contexte institutionnel
6. Corpus et terrain d’étude
Le projet se limite à l’étude des archives de la Comédie-Française et à leur traitement au sein
du portail La Grange. Il porte spécifiquement sur les pratiques de description archivistique,
depuis l’inventaire traditionnel jusqu’aux formes de description enrichie et augmentée par des
outils numériques assimilables à l’intelligence artificielle.
 Les archives de la Comédie-Française (registres, documents historiques, fonds
numérisés, ect…).
 Le portail La Grange
 Des textes normatifs, scientifiques et professionnels sur l’archivistique et l’IA.
7. Méthodologie
La démarche méthodologique comprend :
 Une analyse documentaire des normes et des pratiques traditionnelles.
 Concevoir et tester des parcours utilisateurs avec l’IA
Réaliser une étude prospective sur l’intégration de l’IA
 Identifier les tâches adaptées à l’IA et réaliser un benchmark des outils
8. Ressources mobilisées
Les ressources mobilisées dans le cadre de ce projet sont les suivantes :
Ressources documentaires :
 Normes archivistiques en vigueur (ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD, etc.)
https://francearchives.gouv.fr/fr/article/334841641
 Littérature scientifique et professionnelle sur la description archivistique, la
numérisation et l’IA appliquée aux archives ;
 Documentation publique relative aux archives de la Comédie-Française et au portail
La Grange.
Ressources numériques :
 Le portail La Grange comme objet d’analyse ;
 Outils de consultation et d’analyse des dispositifs de description existants.
Ressources humaines :
 L’expertise de l’étudiant(e) en sciences de l’information, dans une posture analytique,
critique et prospective.
 Idées apportées par les personnels de la Comédie-Française
10. Contraintes et Risques
Le projet est soumis à plusieurs contraintes et risques :
 L’absence actuelle d’outils d’intelligence artificielle au sein de l’institution ;
 Le cadre temporel académique ;
 L’accès limité à certaines données ou informations internes ;
 Des restrictions d’accès à certains documents pour des raisons de confidentialité ;
 La nécessité de respecter les principes archivistiques et patrimoniaux.
 Proposer des usages de l’IA qui ne seraient pas adaptés aux réalités et aux moyens de
l’institution ;
 Surestimer ce que l’IA peut réellement faire ;
 Ne pas suffisamment prendre en compte la valeur patrimoniale et historique des
archives ;

Formuler des propositions trop théoriques et difficiles à appliquer concrètement.
 Un budget insuffisant
 Une automatisation mal encadrée pourrait altérer la compréhension du contexte
archivistique.
 Les propositions formulées peuvent ne pas correspondre aux priorités ou aux pratiques
des professionnels.
 Absence de formation du personnel sur l’IA
11. Livrables attendus