Outils de KM
Pourquoi utiliser des outils de KM ?
L’utilisation d’outils de Knowledge Management permet de :
- Centraliser le savoir
- Gagner du temps
- Capitaliser sur l’expérience
- Améliorer la collaboration
- Mieux former et onboarder
- Soutenir la performance et l’innovation
Notre sélection d’outils
Confluence
Confluence est un espace de travail collaboratif qui centralise l’ensemble des contenus d’une équipe au même endroit. Il permet de créer, partager et organiser facilement les informations afin de favoriser la collaboration, l’alignement et une prise de décision plus rapide. Adapté à tous les types d’équipes, Confluence convient aussi bien aux projets stratégiques exigeant une forte structuration qu’aux équipes souhaitant renforcer leur culture et leurs échanges au quotidien.
Pages
Le contenu dans Confluence est créé sous forme de pages, des documents évolutifs pouvant servir à de nombreux usages : plans de projet, comptes rendus de réunion, procédures, politiques internes, etc. Des modèles prêts à l’emploi sont disponibles pour faciliter la création de contenus clairs et structurés, avec la possibilité de partir d’une page vierge si besoin.
Espaces
Les pages sont organisées dans des espaces, qui correspondent à des environnements de travail dédiés. Chaque équipe peut structurer ses espaces selon ses besoins, par exemple un espace unique pour l’ensemble de ses activités ou plusieurs espaces distincts par projet. Chaque espace dispose d’une page d’accueil et d’un blog, ce qui facilite la communication des informations importantes à toute l’équipe.
Arborescence des pages
Les pages peuvent être organisées de manière hiérarchique afin de structurer l’information et de la rendre rapidement accessible. Cette organisation permet de retrouver facilement les contenus liés entre eux.
Tableaux blancs
Les tableaux blancs offrent un espace interactif dédié à la créativité et à la collaboration visuelle. Ils sont idéaux pour le brainstorming, la planification ou la définition de stratégies. Grâce aux outils visuels (post-its, formes, connecteurs) et à la collaboration en temps réel, les équipes peuvent travailler ensemble efficacement, que ce soit pour des ateliers, des design sprints ou des sessions de réflexion collective.
Notion
Notion est un outil de productivité et de collaboration tout-en-un qui permet de centraliser l’ensemble des informations et des outils de travail au sein d’une seule plateforme. Il est conçu pour s’adapter aussi bien aux besoins individuels qu’à ceux des équipes, en remplaçant ou en complétant plusieurs applications comme les outils de prise de notes, de gestion de projets, de documentation ou de bases de données.
Son fonctionnement repose sur un système de blocs modulables (texte, titres, listes, tableaux, bases de données, images, fichiers, liens, etc.) qui permet de créer des pages entièrement personnalisables. Les utilisateurs peuvent ainsi structurer leurs contenus selon leurs méthodes de travail, créer des tableaux de suivi, des vues calendrier, des tableaux Kanban ou encore des wikis internes. Les bases de données sont au cœur de Notion et permettent de relier les informations entre elles, offrant une vision claire et dynamique des projets et des connaissances.
Notion favorise également la collaboration en temps réel grâce au partage de pages, aux commentaires, à la gestion des droits d’accès et à l’historique des modifications. Il permet aux équipes de travailler ensemble de manière fluide, que ce soit pour suivre des projets, documenter des procédures, organiser des réunions ou centraliser les connaissances.
Accessible depuis un navigateur web, une application desktop ou mobile, Notion est un outil flexible et intuitif qui s’adapte à de nombreux usages : gestion de projets, organisation personnelle, documentation d’entreprise, suivi d’objectifs ou encore planification. Sa polyvalence en fait un espace de travail centralisé, favorisant la clarté, la collaboration et la productivité.
Notre article Boost ton Knowledge Management avec Notion
Microsoft SharePoint
SharePoint est une plateforme collaborative et de gestion de contenu développée par Microsoft, destinée à faciliter le travail en équipe et le partage d’informations au sein des organisations. Elle permet de créer des sites personnalisés — sites d’équipe ou sites de communication — servant de véritables espaces de travail numériques où les collaborateurs peuvent centraliser documents, données et ressources.
Grâce à ses bibliothèques de documents, SharePoint offre une gestion structurée des fichiers avec des fonctionnalités essentielles comme le versioning, la coédition en temps réel, l’historique des modifications et le contrôle des droits d’accès. Cela garantit à la fois la sécurité des informations et la traçabilité des actions, tout en évitant la multiplication des fichiers et des versions.
SharePoint ne se limite pas au stockage de documents. Il permet également de créer des listes pour suivre des projets, des tâches, des demandes ou des indicateurs, et d’automatiser certains processus grâce aux workflows et à Power Automate. Les utilisateurs peuvent ainsi gagner du temps et standardiser leurs méthodes de travail.
Entièrement intégré à l’environnement Microsoft 365, SharePoint fonctionne en synergie avec des outils comme Teams, OneDrive, Outlook ou encore Power BI. Cette intégration en fait un point central de la collaboration et de la communication interne, accessible aussi bien depuis un ordinateur que depuis un appareil mobile. En résumé, SharePoint est un outil clé pour améliorer l’organisation, la collaboration et la gestion des connaissances au sein des entreprises.
